Tutkija Tuuli Toivanen, tutkimuspäällikkö Antti Norkela ja kilpailuasiainneuvos Mika Hermas

Viime vuoden lopulla Ajankohtaista kilpailusta -blogissa kerrottiin, minkälaiset merkit voivat viitata tarjouskartelliin. Muutamia yksinkertaisia menettelytapoja noudattamalla hankintayksiköt voivat pienentää riskiä tarjouskartellista. Olemme tehneet alle muistilistan, jota seuraamalla hankintayksiköt eivät ainakaan helpota elinkeinonharjoittajien mahdollisuuksia sopia kakun jaosta.

Maksimoi tarjousten määrä

Useimmille tämä on jo itsestään selvää: Suunnittele kilpailutus siten, että saatte mahdollisimman paljon tarkoitukseenne sopivia, kilpailevia tarjouksia. Laajoissa tarjouskilpailuissa on suositeltavaa jakaa hankinta osiin, jotta tarjoaminen on mahdollista myös pienille ja keskisuurille yrityksille. Lisäksi kilpailutuksen osat kannattaa suunnitella erisuuruisiksi ja siten, että osia on eri määrä kuin potentiaalisia tarjoajayrityksiä. Älä sulje pienhankinnoissa mahdollisia toimittajia tarjoajalistan ulkopuolelle, vaikka ne eivät olisi edellisellä kerralla osallistuneet tarjouskilpailuun.

Kun kilpailutuksen osat ovat erisuuruisia ja potentiaalisten tarjoajien joukko kasvaa, on tarjoajien vaikeampi sopia siitä, mikä yritys voittaa minkäkin tarjouskilpailun tai osan tarjouskilpailusta. Suuremman tarjoajajoukon myötä kasvaa mahdollisuus saada parempia tarjouksia.

Vältä ennakoitavuutta

Vältä samanarvoisia ja toistuvia sopimuksia. Muuntele ja varioi mahdollisuuksien mukaan sopimuskausia sekä maantieteellistä aluetta, jolle ostettavia palveluita kilpailutetaan. Etsi aktiivisesti uusia mahdollisia tarjoajia.

Tarjouskilpailun ennakoitavuus helpottaa alan toimijoiden mahdollisuuksia sopia kakun jaosta.

Vertaa muihin tarjouskilpailuihin – löytyykö kaava?

Kerää ja säilytä tietoja aiemmista tarjouskilpailuista ainakin koskien hintoja, tarjoajia ja voittajia. Myös tiedot alihankkijoista ovat relevantteja. Entistä parempi on, jos pystyt tekemään vertailua muiden hankintayksiköiden vastaaviin tarjouskilpailuihin.

Tietojen kerääminen, säilyttäminen ja vertailu mahdollistavat muun muassa sen arvioinnin, ovatko tarjoavat yritykset sopineet voittavansa tarjouskilpailun kukin vuorollaan tai ovatko ne ehkä jakaneet tuotot kartellin jäsenten kesken käyttäen alihankintasopimuksia.

Älä edistä tarjoajien välistä kommunikaatiota

Harkitse, onko tarpeen pitää hankinnan toteuttamispaikan esittelytilaisuus tai tekninen vuoropuhelu siten, että kaikki potentiaaliset tarjoajat on kutsuttu paikalle. Tasapuolinen kohtelu on usein mahdollista toteuttaa myös muilla tavoin, esimerkiksi vuoropuhelulla verkkoalustalla. Jos taas pyydät tarjouksia pienhankinnoissa sähköpostilla, pidä huolta, että potentiaaliset tarjoajat eivät näe viestin vastaanottajakentästä, keiltä kaikilta tarjousta on pyydetty. Teitpä niin tai näin, pidä huolta riittävästä ja läpinäkyvästä dokumentoinnista.

Kokeneet kartelliketut pystyvät tapaamisessa sopimaan kilpailutuksen voittajasta vaikka silmäniskulla.

Kenen pussiin konsultti pelaa?

Jos käytät hankinnan valmistelussa konsulttia, mieti, kenen leipää konsultti tavanomaisesti syö. Varmistu siitä, että konsultti on allekirjoittanut salassapitositoumuksen. Konsultit tulee myös velvoittaa ilmoittamaan mahdollisista eturistiriidoista.

Erityisesti aloilla, joilla piirit ovat pienet, kannattaa ottaa huomioon konsultin kytkökset. Voiko konsultilla olla intressi valmistella tarjouskilpailu siten, että joku tietty yritys voittaa?

Sisällytä tarjouspyyntöön kartellikieltolauseke

Tarjouspyyntöön voidaan lisätä huomautus siitä, mitä seuraamuksia tarjouskartellista voi olla: Varoita esimerkiksi tarjoajia, että kaikki epäilyt kilpailunrajoituksista tullaan ilmoittamaan Kilpailu- ja kuluttajavirastolle. Tarjoajia voidaan pyytää myös ilmoittamaan kaikki olennaiset seikat yhteydenpidostaan kilpailijoiden kanssa, tiedot alihankkijoiden käytöstä sekä antamaan vakuutus siitä, että tarjous on laadittu itsenäisesti.

Riippumatta siitä, käytetäänkö kartellikieltolauseketta, kartellit ovat kilpailulainsäädännön nojalla kiellettyjä. Kartellikielto tarjouspyynnössä voi kuitenkin toimia pelotteena ja saada aikaan aidon kilpailun.

Sisällytä hankintasopimukseen sopimussakko

Hankintasopimukseen voi asettaa sopimussakon, joka tarjoajan tulee maksaa, jos käy ilmi, että tarjoaja on ollut osallinen kartellissa.

Sopimussakkoehto on tapa varmistaa, että hankintayksikkö saa sopijakumppanilta edes sopimussakon verran korvausta kartellin aiheuttamasta vahingosta, mikäli tuomioistuin toteaa yrityksen syyllistyneen kartelliin. Samalla sopimussakko voi herätellä yritykset ymmärtämään, että hankintayksikössä pidetään silmät auki kartellien varalta. Kuntaliiton malli kartelleja koskevasta sopimussakkoehdosta löytyy täältä.

Kerro tarjoajille, että kartellin mahdollisuutta seurataan myös sopimuskaudella

Kertokaa tarjoajille, että sopimuskauden aikana esitetyt vaatimukset alkuperäiseen sopimukseen kuulumattomista lisätöistä ja ilmoitukset sovitun budjetin ylittävistä kustannuksista tullaan tutkimaan tarkasti myös kartellien mahdollisuuden näkökulmasta.

On mahdollista, että kartellin halvimman tarjouksen jättänyt yritys pyrkii parantamaan sopimuksesta saamiaan tuottoja vaatimalla osaa suorituksista erikseen laskutettaviksi lisätöiksi.

Pelkkä pelotevaikutus voi saada aikaan aidon kilpailun.